Kitengo cha ukaguzi wa Ndani kilianzishwa katika Serikali za Mtaa na kinafanya kazi zake kwa mujibu wa Sheria ya Fedha ya Serikali za Mitaa Na.9 ya mwaka 1982 kifungu kidogo cha 45 (1), Mwongozo wa fedha kwa Serikali za Mitaa “The Local Authority Financial Memorandum” ya mwaka 2009 kifungu kidogo cha 13 na 14, Sheria ya Fedha Na.6 ya mwaka 2001 katika kifungu cha 34 (1) (a)- (h), iliyorekebishwa Julai 2010, Mwongozo wa Ukaguzi wa Ndani kwa Serikali za Mitaa wa Mwaka 2005 (Marekebisho yake 2013), na Viwango vya Kimataifa vinavyotolewa na Taasisi ya Wakaguzi wa Ndani Tanzania (IPPF) 2011(iliyofanyiwa marekebisho 2012).
2.0. HALI HALISI YA VITENDEA KAZI.
Kitengo cha ukaguzi tangu Halmashauri imeanzishwa kimekuwa na upungufu wa vitendea kazi kwa kiwango kikubwa na kwamba inafikia hatua hata ufanisi unapungua katika kazi zake.
Jedwali Na.1: Hali halisi ya vitendea kazi.
S/N
KIFAA
IDADI INAYOHITAJIKA
IDADI ILIYOPO
PUNGUFU
1
Gari
1
1
-
2
Kompyuta ya Mezani(Desk Top)
2
1
1
3
Kompyuta Mpakato
2
0
2
4
Printa
2
1
1
5
Skana ‘Scanner machines’
1
0
1
6
Fotokopi mashine
1
0
1
7
Kabati kwa ajili ya majalada
2
0
2
8
Kabineti ya Siri
1
0
1
9
Meza 2 zenye droo
2
0
2
10
Viti viwili vya wateja
2
0
2
11
Digital Camera
1
0
1
3.0. HALI HALISI YA WATUMISHI.
Hali halisi ya Watumishi katika Kitengo cha Ukaguzi wa Ndani hailidhishi kwani tangu Halmashauri hii imeanzishwa imekuwa na Watumishi wawili tu. Aidha lifuatalo ni jedwali linaloelezea ikama (hitajika), hali halisi ya Watumishi waliopo na upungufu.
Jedwali Na.2. Jedwali linaonesha hitaji la Watumishi (Ikama), waliopo na pungufu kulingana na ukubwa wa Halmashauri pamoja na ukubwa wa miamala yake.
S/N
MAELEZO
IKAMA/HITAJI
WALIOPO
PUNGUFU
1
Mkaguzi wa Ndani Mkuu(Msimamizi wa Kitengo)
1
1
0
2
Mkaguzi Mkuu wa Ndani daraja la II
1
0
1
3
Mkaguzi wa Ndani Mwandamizi
1
0
1
4
Mkaguzi wa Ndani Daraja I
1
0
1
5
Mkaguzi wa Ndani Daraja II
1
1
0
JUMLA
5
2
3
4.0. MAJUKUMU YA KITENGO CHA UKAGUZI WA NDANI.
Kwa kushirikiana na Mkurugenzi Mtendaji(W), Kitengo kinaandaa mpangokazi wa Kitengo na nakala kutumwa kwenye Ofisi ya Mkaguzi na Mdhibiti Mkuu wa Serikali, Katibu Mkuu Ofisi ya Rais TAMISEMI, na Katibu Tawala Mkoa kabla ya tarehe 15 ya Julai ya kila mwaka wa fedha.
Ofisi ya ukaguzi wa Ndani huwa inaandaa mpangokazi kwa kuzingatia viashiria hatarishi katika shughuli za Halmashauri na kuiwasilisha kwenye Kamati ya Ukaguzi na Afisa Masuuli kwa ajili ya kuidhinisha.
Kitengo kinahakikisha kuwa kunakuwepo na mfumo mzuri wa matumizi ya fedha za Halmashauri na usimamizi thabiti wa mapato.
Kupitia taarifa za fedha ili kujiridhisha usahihi wa taarifa hususan katika kuainisha mapato na matumizi .
Kupitia na kutoa taarifa juu uwepo wa mfumo mzuri wa kutunza mali za Halmashauri.
Kitengo cha ukaguzi wa ndani kina jukumu la kuandaa taarifa za kila robo mwaka na kuwasilisha kwa Afisa Masuuli, na kisha kuibadilisha katika lugha ya Kiswahili kuipeleka kwenye kikao cha kamati ya Fedha, Uongozi na Mipango. Afisa Masuuli huwa anawasilisha taarifa hiyo Mkaguzi na Mdhibiti Mkuu wa Serikali, Katika Mkuu wa Wizara husika, na Katibu Tawala Mkoa ndani ya siku 15 za kufanya kazi baada ya robo mwaka kuisha.
Kitengo kinaandaa taarifa ya mwaka mzima na kuiwasilisha kwenye Mamlaka husika ndani ya siku 15 baada ya mwaka kuisha.
Kitengo kinahakikisha kinatekeleza majukumu yake kwa mujibu ya matakwa ya sheria, Kanani, Taratibu, Miongozo na viwango vya Kimataifa.
Kitengo huwa kinafanya ufuatiliaji wa karibu juu ya upatikanaji wa majibu kutoka kwenye Menejimenti juu nya hoja za ukaguzi wa ndani, Mkaguzi na Mdhibiti Mkuu wa Serikali na Maagizo ya Kamati ya Bunge.
5.0. HATUA ZA UKAGUZI, UTOAJI TAARIFA NA UFUATILIAJI WA UTEKELEZAJI WA HOJA ZA UKAGUZI. ‘AUDIT PROCEDURES’
Kabla na baada ya zoezi la ukaguzi kufanyika, Kitengo huwa kinapitia hatua zifuatazo;
Kitengo huwa kinaandaa barua ya kutaka kufanya ukaguzi na kumpatia mkaguliwa, na kwamba Mkaguliwa anaweza kuwa Mkurugenzi, Mkuu wa Idara, Halmashuri ya Kijiji, Mkuu wa Shule, Msimamizi wa Zahanati na Vituo vya Afya. ‘ Engagement letter’
Baada ya barua ya ukaguzi, mkaguliwa akikubali huwa unaandaliwa mpango wa ukaguzi ‘ Audit Program/Plan’
Kitengo hufanya kikao cha kwanza na Mkaguliwa kikiwa ni kikao cha utambulisho na kuweka mikakati ya namna ya kuanza kufanya ukaguzi. ‘Entrance Meeting’
Baada ya kikao kufanyika, Kitengo huanza kufanya ukaguzi na kuandaa taarifa, ‘Evidence gathering’
Baada ya kuandaa taarifa, kikao hufanya kikao cha kusoma mapungufu yaliyojitokeza na kupeana muda wa mkaguliwa kujibu ‘Exit Meeting’.
Baada ya hapo Kitengo huwa kinafanya kufuatilia majibu ya hoja na utekelezaji wa hoja zilizojitokeza kwa ujumla.
6.0. UTARATIBU/MFUMO WA UTOAJI WA TAARIFA. ‘REPORTING SYSTEM’
Utoaji wa taarifa kwa mujibu wa miongozo unafanyika kama ifuatavyo;
Ukaguzi ukifanyika katika ngazi ya Halmashauri, Kitengo huwa kinatoa taarifa ya awali moja kwa moja kwenye Idara husika, kisha kwa Mkurugenzi. Baada ya hapo taarifa hupitia kwenye Kamati ya Wakaguzi, Timu ya wakuu wa Idara, Kamati ya Fedha, Uongozi na Mipango. Na hatimaye hubadilishwa kwenye lugha ya Kiingereza na kuwasilishwa kwenye Mamlaka za nje ambazo ni Ofisi ya Katibu Tawala Mkoa, OR-TAMISEMI, Wizara ya Fedha na Mkaguzi na Mdhibiti Mkuu wa Serikali.
Ukaguzi ukifanyika katika Halmashauri ya Kijiji .
Taarifa ikikamilika husomwa kwenye Uongozi wa Kijiji na kuitaka Halmashauri ya Kijiji kujibu hoja husika za ukaguzi na baada ya hapo kama ukaguzi huo ulitokana na kuwepo kwa Mgogoro kati ya Uongozi wa Kijiji na Wananchi basi taarifa hiyo ikiwa na majibu hupelekwa kusomwa kwenye Mkutano wa Hadhara/Mkuu.
Ukaguzi ukifanyika kwenye Zahanati, Shule ama Kituo cha Afya.
Taarifa husomwa kwenye Uongozi ama Kamati ya Shule/ Zahanati /Kituo cha Afya.
Mwisho kabisa taarifa hizo huunganishwa pamoja na taarifa zingine za kawaida za ukaguzi katika ngazi ya Halmashauri na kuendelea na utaratibu wa kawaida wa kupita kwenye Kikao cha Wakuu wa Idara wa Halmashauri, Kamati ya Fedha , Baraza la Madiwani, Ofisi ya Katibu Tawala Mkoa, TAMISEMI, Mkaguzi Mkazi, na Wizara ya Fedha.
7.0 CHANGAMOTO ZINAZOKIKABILI KITENGO.
Kitengo cha ukaguzi wa Ndani kinakabiliana na changamoto zifuatazo;
Upungufu wa Watumishi, ambapo mpaka sasa Kitengo kina Watumishi wawili pekee badala ya angalau Watumishi watano(5). Na hivyo kupelekea kushindwa kutimiza majukumu yake ipasavyo.
Kitengo hakina vitendea kazi vingi muhimu (Rejea jedwali katika aya Na.2).
Kitengo hakipati Ruzuku ya uendeshaji wa Ofisi pamoja na kwamba kibajeti huwa kinapangiwa bajeti kati ya Tshs. 6,000,000/= hadi 12,000,000/= kwa mwaka.
6.0. MAPENDEKEZO YA JINSI YA KUTATUA CHANGAMOTO.
Menejimenti isimamie na kufuatilia kwa ukaribu ajira mpya mara baada ya bajeti 2017/2018 kuidhinishwa na Bunge la Jamhuri ya Muungano wa Tanzania.
Menejimenti ianzishe mfumo rasmi wa kuweza kuziwezesha Idara na Vitengo kupitia makusanyo ya ndani kuhakikisha kuwa Idara/Vitengo hivyo havikwami kutekeleza majukumu yake.
